Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Hazırlama Rehberi: Mevzuat, Stratejiler ve Püf Noktaları

Kamu ihaleleri dünyasında, en düşük fiyatı vermek her zaman ihaleyi kazanmak anlamına gelmez. Bazen verdiğiniz teklif, ihale komisyonu tarafından piyasa gerçeklerine aykırı veya "yapılamaz" bulunabilir. İşte bu noktada devreye 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili tebliğler girer. Firmaların korkulu rüyası gibi görünen ancak doğru yönetildiğinde büyük bir avantaja dönüşen bu sürecin adı: Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasıdır.

Bu rehberde; aşırı düşük teklif kavramının ne olduğunu, ihale komisyonu açıklama isteme süreçlerini, firmaların neden bu kapsama girdiğini ve aşırı düşük teklif savunması nasıl yapılır sorusunun cevabını en ince detayına kadar bulacaksınız.

Aşırı Düşük Teklif Kavramı Nedir?

Kamu ihale mevzuatı uyarınca, bir ihaleye verilen tekliflerin, ihale komisyonu tarafından belirlenen "Sınır Değer"in altında kalması durumunda, bu tekliflere aşırı düşük teklif adı verilir.

4734 sayılı Kanun’un 38. maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği, idarelerin (kamu kurumlarının) hizmeti veya işi, öngörülen kalitede ve sürdürülebilir bir maliyetle temin etmesini amaçlar. Kanun koyucu, "Bu iş bu fiyata gerçekten yapılabilir mi?" sorusunu sorar. Amaç, firmanın işi yarıda bırakmasını engellemek ve kamu zararının önüne geçmektir.

Aşırı düşük teklif sahibi olmak, elendiğiniz anlamına gelmez; aksine, "Bana bu işi bu fiyata nasıl yapacağını, maliyetlerini ve kârını kanıtla" demektir.

İhale Komisyonu Hangi Durumlarda Açıklama İster?

İhale komisyonu, teklif zarflarını açtıktan sonra yasal formülleri kullanarak bir Sınır Değer hesaplar. Bu hesaplama, yaklaşık maliyet ve geçerli tekliflerin ortalaması alınarak, İhale Kurumu tarafından belirlenen katsayılar (N katsayısı gibi) ile yapılır.

Komisyon şu durumlarda açıklama ister:

1. Sınır Değerin Altında Kalınması: Firmanın teklifi, matematiksel olarak hesaplanan sınır değerin altındaysa sorgulama zorunludur (Hizmet ve Yapım işlerinde farklı prosedürler olsa da temel kural budur).

2. Önemli İş Kalemleri: Yapım işlerinde veya birim fiyatlı hizmet alımlarında, teklifin genel toplamı sınır değerin üzerinde olsa bile, işin önemli bir kısmını oluşturan bazı iş kalemlerinde aşırı düşük fiyatlar tespit edilirse açıklama istenebilir.

Sorgulanacak Gider Kalemleri Nasıl Belirlenir?

İdare, açıklama isteme yazısında firmadan hangi kalemler için açıklama beklediğini net bir şekilde belirtir. Genellikle işin maliyetini en çok etkileyen;

• İşçilik giderleri,

• Temel malzeme giderleri (Demir, beton, akaryakıt vb.),

• Makine ve ekipman amortismanları sorgulanır.

Firmalar Neden Aşırı Düşükte Kalır?

Bir firmanın sınır değerin altına düşmesi her zaman "yanlış hesap" yaptığı anlamına gelmez, ancak çoğu zaman süreçteki eksikliklerden kaynaklanır. Firmaları bu sürece iten temel nedenler şunlardır:

1. Piyasa Araştırması Eksikliği

Firmanın, tedarikçilerden güncel fiyat almadan, eski verilerle veya "tahmini" rakamlarla teklif hazırlaması. Piyasadaki enflasyonist baskıların göz ardı edilmesi, firmanın teklifini gerçek maliyetlerin altına çeker.

2. Maliyet Dağılımı Hataları

Özellikle yapım işlerinde, pursantajı (işin genelindeki ağırlığı) yüksek olan kalemlere düşük fiyat verilip, pursantajı düşük olanlara yüksek fiyat verilerek denge kurulmaya çalışılır. Ancak bu strateji yanlış kurgulandığında sınır değerin altında kalmaya yol açar.

3. Analiz Hesaplamalarının Mevzuata Uygun Yapılmaması

Kamu İhale Kurumu’nun (KİK) belirlediği işçilik hesaplama modülü, asgari işçilik oranları ve genel gider katsayılarının (örneğin %25 yüklenici kârı ve genel gider yerine yanlış oran kullanımı) dikkate alınmaması.

4. Yanlış Oran Seçimi

Malzeme zayiat oranlarının veya makine verim katsayılarının, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı poz tariflerindeki standartlardan daha iyimser (düşük) gösterilmesi.

Aşırı Düşük Teklif Açıklamasında Firmaların Yapması Gerekenler

Aşırı düşük teklif savunması nasıl yapılır sorusunun cevabı, teknik bir disiplin ve belge düzenine dayanır. Süreç, idarenin açıklama isteme yazısının tebliğ edilmesiyle başlar. Firmaların verilen süre (genellikle 3-5 iş günü) içinde aşağıdaki adımları izlemesi gerekir:

1. Mevzuata Uygun Belge Hazırlama

Açıklama dosyası, sıradan bir dilekçe değildir. İçerisinde kanıtlayıcı belgeler, analizler ve hesap cetvelleri bulunmalıdır. Belgelerin "Standart Formlar"a uygun olması şarttır.

2. Proforma ve Fiyat Teklifleri (Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyatlar)

Kendi üretiminiz olmayan malzemeler için tedarikçilerden "Proforma Fatura" almanız gerekir.

• Dikkat: Proforma faturalarda mutlaka Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) veya Yeminli Mali Müşavir (YMM) onayı bulunmalıdır.

• Proforma üzerinde, "Bu proformadaki fiyatlar firmanın yasal defter ve kayıtlarına uygundur" ibaresi yer almalıdır.

3. Analizler ve İşçilik Hesapları

İdare, işçilik hesaplamalarında genellikle KİK İşçilik Hesaplama Modülü verilerini baz alır.

• Asgari ücret, yemek, yol ve giyecek giderleri brüt tutarlar üzerinden hesaplanmalıdır.

• Kısa vadeli sigorta kolları prim oranları doğru seçilmelidir.

4. Ek-O ve Ek-H Formlarının Doğru Kullanımı

Kamu ihale mevzuatı kapsamında en sık kullanılan belgeler şunlardır:

• Ek-O.5: Malzeme/Hizmet Proforma Faturası.

• Ek-O.6: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerini gösteren analiz formatı.

• Ek-O.7: İşçilik maliyet detaylarını gösteren çizelge.

• Ek-H: Hizmet alımları için maliyet bileşenleri tablosu.

Bu formların formatında en ufak bir değişiklik yapmak veya eksik doldurmak, açıklamanın doğrudan reddedilmesine neden olabilir.

5. Tutar Uyumluluğu ve Matematiksel Doğruluk

Hazırlanan maliyet analizleri, sunulan proforma faturalardaki birim fiyatlarla birebir örtüşmelidir. Analizdeki "0,01 TL"lik bir yuvarlama hatası bile savunmanın geçersiz sayılmasına yol açabilir.

Açıklamanın Reddedilmesine Yol Açan Kritik Hatalar

Pek çok firma, teknik şartnameyi karşılayabilecek kapasitede olsa bile, sırf açıklama dosyasındaki şekil eksiklikleri yüzünden ihaleyi kaybeder. İşte kaçınmanız gereken hatalar:

• Ek-O Yanlış Kullanımı: Standart formlar yerine firmanın kendi antetli kağıdına hazırladığı tabloların kullanılması.

• Aşırı Düşük Olmayan Kalem İçin Analiz Verilmesi: İdarenin sorgulamadığı, normal değerde olan bir kalem için gereksiz yere analiz sunmak ve burada hata yapmak.

• Belgelerde Çelişki: Proforma faturadaki tarih ile analiz tarihi arasındaki tutarsızlıklar veya proformadaki birim fiyatın analiz tablosuna yanlış aktarılması.

• Maliyetlerin Toplamda Teklifi Karşılamaması: Analizlerdeki kâr ve genel giderler eklendiğinde çıkan sonucun, firmanın ihalede verdiği teklif birim fiyatına eşit veya ondan düşük olması gerekir. Eğer analiz maliyetiniz, teklif fiyatınızdan yüksek çıkarsa, açıklamanız "Ticari hayatın olağan akışına aykırı" bulunarak reddedilir.

• Meslek Mensubu (SMMM/YMM) Onayı Eksikliği: İlgili tebliğe göre proforma faturalarda ve maliyet tespit tutanaklarında mali müşavir onayı, kaşesi ve imzasının zorunlu olduğu unutulmamalıdır.

Firmalar Bu Süreçten Nasıl Fayda Sağlar?

Aşırı düşük teklif sorgulamasına maruz kalmak bir kriz değil, stratejik bir fırsattır. Doğru yönetilen bu süreç, firmaya şu faydaları sağlar:

• Daha Rekabetçi Teklif Oluşturma: Maliyetlerin sınırlarını zorlayarak, rakiplerin inmeye cesaret edemediği fiyatlarla ihaleyi kazanma şansını artırır.

• Maliyet Kontrolü ve Doğru Bütçeleme: Analiz hazırlama süreci, firmanın projeyi en ince detayına kadar maliyetlendirmesini sağlar. Bu, işin yapımı sırasında sürpriz giderlerle karşılaşmayı engeller.

• İşçilik ve Malzeme Giderlerinde Mevzuat Uyumu: SGK ve vergi mevzuatına tam uyumlu hesaplamalar yapmayı öğrenen firma, ileride doğabilecek hukuki cezalardan korunur.

• Stratejik Fiyatlandırma Becerisi: "Hangi kalemde kârı düşürüp, hangi kalemde verimliliği artırabilirim?" sorusuna cevap bulmak, firmanın kurumsal zekasını geliştirir.

• Açıklama Hazırlayarak İhaleyi Kazanma: Rakiplerin çoğu, bürokratik zorluklardan çekinerek açıklama vermez veya hatalı verir. Kusursuz bir dosya hazırlayan firma, en düşük fiyatla ihaleyi alma avantajını korur.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

1. Aşırı düşük teklif açıklaması vermezsem ne olur?

Açıklama vermezseniz teklifiniz reddedilir ve ihale dışı bırakılırsınız. Ancak, geçici teminatınız yanmaz (ihale yasağı almazsınız), sadece o ihaleyi kaybetmiş olursunuz.

2. İdare her kalem için açıklama ister mi?

Hayır. İdare sadece işin toplam maliyetini önemli ölçüde etkileyen ve sınır değerin altında kalan kalemler için açıklama ister. Önemsiz kalemler sorgulanmaz.

3. Proforma fatura yerine kendi faturamı kullanabilir miyim?

Evet. Firmanın stoklarında bulunan veya daha önce satın aldığı malzemeler için, geçmiş tarihli alış faturaları veya maliyet tespit tutanakları (stok tespit tutanağı) ile açıklama yapılabilir.

4. Hizmet alımlarında asgari işçilik maliyeti altına inilebilir mi?

Hayır. Hizmet alımı ihalelerinde, ihale dokümanında belirtilen asgari işçilik maliyeti (brüt asgari ücret + yan ödemeler + işveren payları) altına inilerek açıklama yapılması mümkün değildir ve teklif doğrudan reddedilir.

5. SMMM onayının tarihi önemli mi?

Evet. Proforma faturalar veya maliyet tespit tutanakları üzerindeki SMMM onayı, açıklama verme süresi içerisinde veya öncesinde yapılmış olmalıdır.

Sonuç ve Değerlendirme

Kamu ihalelerinde başarı, sadece en düşük fiyatı yazmakla değil, o fiyatı mevzuata uygun teknik belgelerle savunabilmekle mümkündür. Aşırı düşük teklif açıklaması, firmanızın operasyonel kabiliyetini ve maliyet yönetimindeki ustalığını ispatladığı bir alandır.

Eksik bilgi, yanlış form kullanımı veya basit matematik hataları yüzünden milyonluk ihaleleri kaybetmemek için süreci ciddiye almak gerekir. Unutmayın; doğru hazırlanmış bir aşırı düşük teklif savunması, ihaleyi kaybettiren değil, kazandıran bir fırsattır.

Bir sonraki adım: Katılacağınız ihalede sınır değerin altında kalma riskiniz varsa, şimdiden tedarikçilerinizle görüşüp proforma altyapınızı oluşturmaya başlayın. Hazırlık, başarının yarısıdır.