İş Deneyim Belgeniz Var Ama Bu İhalede Geçerli mi?

Birçok firma kamu ihalesine hazırlanırken şu düşünceyle hareket ediyor:

“İş bitirme belgemiz var, yeterlik konusunda sorun yaşamayız.”

Oysa kamu ihalelerinde yalnızca bir iş deneyim belgesine sahip olmak yeterli değildir.

Belgenin hangi işe ait olduğu, hangi tutarı temsil ettiği, ihale dokümanındaki benzer iş tanımını karşılayıp karşılamadığı ve ilgili ihalede yeterlik kriterini sağlayıp sağlamadığı birlikte değerlendirilmelidir.

Kamu İhale Kurulu kararlarında da iş deneyiminin değerlendirilmesinde ihale konusu iş veya dokümanda tanımlanan benzer işle bağlantı kurulması gerektiği görülmektedir.

Bu nedenle asıl soru;

“İş deneyim belgem var mı?”

değil,

“Bu iş deneyim belgesi bu ihalede kullanılabilir mi?”

olmalıdır.

İş Deneyim Belgesi Neden Bu Kadar Önemli?

İş deneyimi, isteklinin ihale konusu işi gerçekleştirebilecek mesleki ve teknik tecrübeye sahip olup olmadığının değerlendirilmesinde kullanılan temel yeterlik unsurlarından biridir.

Örneğin hizmet alımlarında mevzuat; belirli şartlar altında ihale konusu iş veya benzer işe ilişkin, bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı iş deneyiminin değerlendirilmesini öngörmektedir. Kamu İhale Kurulu kararlarında da bu kriterler üzerinden ayrıntılı inceleme yapılmaktadır.

Dolayısıyla firmanın geçmişte büyük tutarlı bir iş yapmış olması tek başına yeterli değildir.

Yapılan işin bu ihalenin aradığı deneyimle örtüşüp örtüşmediği ayrıca kontrol edilmelidir.

Benzer İş Ne Demektir?

En fazla uyuşmazlık çıkan alanlardan biri “benzer iş” kavramıdır.

Hizmet alımlarına ilişkin mevzuatta benzer iş; ihale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer yöntemlerle gerçekleştirilen ve ekipman, mali güç, uzmanlık, personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işler üzerinden tanımlanmaktadır.

Bu nedenle sadece faaliyet alanının benzer olması yeterli olmayabilir.

Örneğin firmanız geçmişte;

• personel hizmeti,
• bakım-onarım,
• temizlik,
• özel güvenlik,
• araç kiralama,
• yazılım,
• danışmanlık,
• malzeme tedariki,
• yapım veya tadilat

işlerinden birini gerçekleştirmiş olabilir.

Ancak yeni ihaledeki benzer iş tanımı, elinizdeki iş deneyiminin tamamının veya bir bölümünün kabul edilip edilmeyeceğini doğrudan etkileyebilir.

“Biz Daha Önce Aynı Sektörde İş Yaptık” Demek Yeterli Değil

Firmaların yaptığı önemli hatalardan biri, sektörel benzerlik ile hukuki anlamdaki benzer işi aynı kabul etmektir.

Örneğin iki iş aynı sektöre ilişkin olabilir ancak;

• işin niteliği,
• kullanılan ekipman,
• organizasyon yapısı,
• personel ihtiyacı,
• teknik kapsamı

birbirinden önemli ölçüde farklı olabilir.

Bu nedenle iş deneyim belgesinin değerlendirilmesinde yalnızca belgenin başlığına bakmak doğru değildir.

Sözleşme konusu iş ile yeni ihalenin kapsamının karşılaştırılması gerekir.

Belge Tutarı Yeterli mi?

İkinci kritik konu iş deneyim tutarıdır.

İhale dokümanında talep edilen iş deneyim oranı ile isteklinin teklif bedeli birlikte değerlendirilerek karşılanması gereken iş deneyim tutarı hesaplanmalıdır.

Ayrıca geçmiş yıllara ait iş deneyim tutarlarının güncellenmesine ilişkin EKAP üzerinde Kamu İhale Kurumu tarafından sunulan resmi hesaplama aracı bulunmaktadır.

Dolayısıyla;

“Belgem 10 milyon TL, ihaleye yeter.”

şeklinde yalnızca belge üzerindeki eski tutara bakılarak değerlendirme yapılmamalıdır.

Belgenin güncel tutarı ve ihale özelinde karşılaması gereken yeterlik seviyesi birlikte hesaplanmalıdır.

İş Deneyiminiz Var Ama Yanlış Belgeyi Kullanıyor Olabilirsiniz

Bazı firmaların elinde birden fazla iş deneyim belgesi bulunuyor.

Bu durumda en yüksek tutarlı belgenin otomatik olarak en avantajlı belge olduğu düşünülüyor.

Oysa daha düşük tutarlı ancak benzer iş tanımına doğrudan uyan bir belge, daha yüksek tutarlı fakat ihale kapsamıyla yeterince örtüşmeyen bir belgeden çok daha güçlü olabilir.

Bu nedenle teklif hazırlığında belge seçimi gelişigüzel yapılmamalıdır.

Firmanın mevcut iş deneyimleri;

ihale konusu iş + benzer iş tanımı + yeterlik tutarı

birlikte değerlendirilerek seçilmelidir.

Özel Sektöre Yapılan İşler Kullanılabilir mi?

Bu konu da firmaların en sık soru sorduğu başlıklardan biridir.

İş deneyimi her durumda yalnızca kamu kurumlarına yapılan işlerden oluşmaz. İhale türüne ve ilgili mevzuat hükümlerine göre özel sektöre gerçekleştirilen işlerin tevsikinde sözleşme ve ilgili destekleyici belgelerin değerlendirilmesi gündeme gelebilir.

Örneğin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğine ilişkin Kurul kararlarında, iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan kurum ve kuruluşlara gerçekleştirilen işlere ilişkin deneyimin belirli belgelerle tevsik edilmesine yönelik hükümler açıkça değerlendirilmektedir.

Ancak burada yalnızca bir fatura veya sözleşmenin bulunmasına bakılarak karar verilmemelidir.

İşin hangi belgelerle ve nasıl tevsik edilmesi gerektiği ihale özelinde incelenmelidir.

İş Deneyim Belgesindeki İşin Tamamı Benzer İş Sayılmayabilir

Özellikle kapsamı geniş sözleşmelerde bu durum önemlidir.

Geçmişte gerçekleştirilen sözleşme içerisinde çok sayıda farklı iş kalemi bulunabilir.

Ancak yeni ihalenin benzer iş tanımı bunların yalnızca belirli bir bölümünü kapsıyorsa, belgenin toplam tutarının tamamının otomatik olarak yeterlik hesabında kullanılabileceği varsayılmamalıdır.

İşin kapsamının ayrıştırılması ve benzer işe karşılık gelen kısmın doğru değerlendirilmesi gerekebilir.

Bu nedenle yüksek tutarlı ancak çok kapsamlı iş deneyim belgelerinde sözleşme içeriğinin ayrıntılı analizi önem taşır.

Teklif Vermeden Önce İş Deneyimi Kontrol Edilmeli

İş deneyimi yeterliğinde yapılacak hata genellikle teklif verildikten sonra fark edilir.

O aşamada ise;

• teklifin değerlendirme dışı bırakılması,
• ihale sonucunun kaybedilmesi,
• şikâyet sürecine ihtiyaç duyulması,
• süre ve maliyet kaybı

gibi sonuçlarla karşılaşılabilir.

En sağlıklı yöntem, ihale dosyası hazırlanmadan önce iş deneyimi yeterliğinin kontrol edilmesidir.

İş Deneyim Belgesi İncelemesinde Neleri Kontrol Ediyoruz?

İhale Yönetim Danışmanlık Merkezi olarak iş deneyim değerlendirmesini yalnızca belge üzerindeki tutara bakarak gerçekleştirmiyoruz.

İhale özelinde;

İhale dokümanını inceliyoruz.
İdari şartnamede talep edilen iş deneyimi kriterlerini belirliyoruz.

Benzer iş tanımını analiz ediyoruz.
Firmanın gerçekleştirdiği geçmiş işlerin bu tanımla örtüşüp örtüşmediğini değerlendiriyoruz.

Belge kapsamını inceliyoruz.
İş deneyim belgesinin hangi işleri ve hangi sözleşmeyi kapsadığını kontrol ediyoruz.

Yeterlik tutarını hesaplıyoruz.
Teklif bedeline göre karşılanması gereken iş deneyim seviyesini belirliyoruz.

Güncel belge tutarını değerlendiriyoruz.
Gerekli durumlarda Kamu İhale Kurumunun EKAP üzerinden sunduğu güncelleme hesaplamaları dikkate alınarak belge tutarını inceliyoruz.

Riskli noktaları teklif verilmeden önce tespit ediyoruz.

Böylece firma, teklifini gönderdikten sonra “Acaba iş deneyimimiz kabul edilir mi?” sorusuyla karşılaşmak yerine yeterlik durumunu teklif öncesinde değerlendirme imkânı elde ediyor.

İş Deneyim Belgeniz Reddedildiyse Ne Yapabilirsiniz?

Firmanızın iş deneyim belgesi idare tarafından uygun bulunmayarak teklifiniz değerlendirme dışı bırakılmışsa kararın gerekçesi ayrıntılı olarak incelenmelidir.

Çünkü uyuşmazlık;

• benzer iş değerlendirmesinden,
• belge tutarından,
• sözleşme kapsamından,
• belge türünden,
• işin gerçekleştirildiği dönemden,
• tevsik yönteminden

kaynaklanabilir.

Kamu İhale Kurulu kararlarında iş deneyim belgeleri ve benzer iş değerlendirmeleri başvuru konusu yapılabilmekte ve somut ihale dokümanı üzerinden incelenmektedir.

Bu nedenle değerlendirme dışı bırakılan tekliflerde başvuru süreleri dikkate alınarak dosyanın gecikmeden incelenmesi önemlidir.

İş Deneyim Belgesi ve Benzer İş Uygunluk Danışmanlığı

İhaleye teklif vermeyi planlıyor ancak mevcut iş deneyim belgenizin yeterli olup olmadığından emin olamıyorsanız, teklifinizi göndermeden önce değerlendirme yaptırabilirsiniz.

İhale Yönetim Danışmanlık Merkezi olarak;

• iş deneyim belgesi uygunluk kontrolü,
• benzer iş değerlendirmesi,
• yeterlik tutarı analizi,
• iş deneyim tutarı güncelleme kontrolü,
• özel sektör işlerinin tevsiki,
• ihale dokümanı ile iş deneyimi karşılaştırması,
• değerlendirme dışı bırakılan tekliflerin incelenmesi,
• şikâyet ve itirazen şikâyet sürecinin değerlendirilmesi

konularında profesyonel destek sağlıyoruz.

İhaleye Girmeden Önce Belgenizin Geçerli Olduğundan Emin Olun

İhale dokümanınızı ve iş deneyim belgenizi gönderin; belgenizin ilgili ihaledeki yeterlik şartlarını karşılayıp karşılamadığını teklif vermeden önce birlikte değerlendirelim.