İhalelerde Teklif Geçerlilik Süresi ve Geçici Teminat Uzatımı

Kamu ihalelerinde teklif veren firmalar, sundukları fiyat ve sözleşme koşullarıyla belirli bir süre boyunca bağlı kalır. Bu süre, ihale dokümanında teklif geçerlilik süresi olarak belirtilir.

İhale değerlendirmesinin uzaması, şikâyet veya itirazen şikâyet başvurusu yapılması, ön mali kontrol süreci ya da başka idari işlemler nedeniyle sözleşme teklif geçerlilik süresi içerisinde imzalanamayabilir.

Böyle bir durumda idare, isteklilerden teklif geçerlilik süresini uzatmalarını talep edebilir. Ancak teklif süresinin uzatılmasıyla birlikte geçici teminatın da yeni süreye uygun hâle getirilmesi gerekir.

Teklif Geçerlilik Süresi Nedir

Teklif geçerlilik süresi, isteklinin teklif fiyatı ve teklifinde yer alan diğer koşullarla bağlı olduğu dönemi ifade eder.

Bu süre belirlenirken:

• Tekliflerin incelenmesi,
• Yeterlik değerlendirmesi,
• İhale komisyonu kararının hazırlanması,
• İhale yetkilisinin onayı,
• Şikâyet süreleri,
• Ön mali kontrol işlemleri,
• Sözleşmeye davet ve sözleşmenin imzalanması

için gerekli zaman dikkate alınır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 32’nci maddesine göre tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İdarenin ihtiyaç duyması durumunda süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü alınmak şartıyla uzatılabilir. Uzatma süresi, ihale dokümanında başlangıçta belirlenen teklif geçerlilik süresinden daha fazla olamaz.

Teklif Geçerlilik Süresi Nasıl Hesaplanır

Teklif geçerlilik süresi genellikle ihale tarihinden itibaren takvim günü olarak belirlenir.

Örneğin idari şartnamede teklif geçerlilik süresi 90 takvim günü olarak düzenlenmişse, istekli teklifini ihale tarihinden itibaren 90 gün boyunca geçerli tutar.

Sürenin son günü belirlenirken ihale dokümanındaki ifade esas alınmalıdır. Sürenin iş günü değil, takvim günü olarak belirlenmesi hâlinde hafta sonları ve resmî tatiller de hesaplamaya dâhil edilir.

İsteklilerin teklif hazırlarken yalnızca son teklif verme tarihini değil, teklif ve geçici teminat geçerlilik tarihlerini de ayrı ayrı kontrol etmesi gerekir.

İdare Teklif Süresini Uzatabilir mi

İdare, ihale sürecinin teklif geçerlilik süresi içerisinde tamamlanamayacağını öngörürse isteklilerden süre uzatımı talep edebilir.

Ancak idare teklif süresini tek taraflı olarak uzatamaz. İsteklinin uzatma talebini kabul etmesi gerekir.

İstekli:

• Süre uzatımını kabul edebilir.
• Süre uzatımını reddedebilir.
• Kabul ettiği durumda geçici teminatını yeni süreye uygun hâle getirir.
• Reddettiği durumda geçici teminatının iadesini talep edebilir.

İdarenin süre uzatımı talebini reddeden isteklinin geçici teminatı iade edilir. Teklif süresini uzatan istekli ise fiyatını veya sözleşme koşullarını değiştiremez. Bu konudaki yazışmalar EKAP üzerinden gerçekleştirilir.

Süre Uzatımı Kabul Edilmek Zorunda mı

Teklif geçerlilik süresinin uzatılması isteklinin kabulüne bağlıdır. Dolayısıyla firma, idarenin uzatma talebini kabul etmek zorunda değildir.

Firmanın uzatma talebini reddetmesi:

• Yasak fiil ve davranış oluşturmaz.
• Geçici teminatının gelir kaydedilmesine neden olmaz.
• Firma hakkında ihalelerden yasaklama kararı verilmesini gerektirmez.
• Firmanın ilgili teklif bakımından süreçten çekilmesi sonucunu doğurabilir.

Firma süre uzatımına karar vermeden önce teklif fiyatını, güncel maliyetlerini, döviz hareketlerini, işçilik giderlerini ve tedarik koşullarını yeniden değerlendirmelidir.

Çünkü uzatma kabul edildiğinde teklif fiyatında artış talep edilmesi veya sözleşme koşullarının değiştirilmesi mümkün değildir.

Geçici Teminat Süresi Ne Kadar Olmalı

Geçici teminat mektuplarının geçerlilik tarihi, teklif geçerlilik süresinin bitiminden en az 30 gün sonrasını kapsamalıdır.

İdari şartnamede geçici teminat mektubunun geçerli olması gereken asgari tarih açıkça belirtilir. İsteklinin sunduğu teminat mektubundaki tarih bu tarihten önce olamaz.

Asgari tarihten daha uzun süreli düzenlenen geçici teminat mektupları kabul edilebilir. Süresiz olarak düzenlenen geçici teminat mektuplarının da kabul edilmesi mümkündür.

Örneğin teklif geçerlilik süresinin son günü 30 Eylül 2026 ise geçici teminat mektubunun en az 30 Ekim 2026 tarihine kadar geçerli olması gerekir.

Teklif Süresi Uzatılırsa Teminat da Uzatılmalı mı

Teklif geçerlilik süresini uzatmayı kabul eden istekli, geçici teminatını da yeni teklif süresine uygun hâle getirmelidir.

4734 sayılı Kanun’un 35’inci maddesine göre teklif geçerlilik süresinin uzatılması durumunda geçici teminat mektubunun süresi de aynı süreyle uzatılır.

Örneğin:

• İlk teklif geçerlilik süresi: 90 gün
• İlk teminat süresi: Teklif süresinden 30 gün fazla
• İdarenin talep ettiği uzatma: 60 gün

Bu durumda teklif süresini 60 gün uzatan firmanın geçici teminatını da kabul ettiği yeni süreyi karşılayacak şekilde güncellemesi gerekir.

Sadece teklif geçerlilik süresinin uzatıldığının bildirilmesi yeterli değildir. Geçici teminatın da mevzuata ve idari şartnamedeki asgari süreye uygun hâle getirilmesi gerekir.

Elektronik Geçici Teminat Nasıl Uzatılır

Elektronik geçici teminat kullanılan ihalelerde uzatma işlemleri, teminatı düzenleyen banka veya sigorta kuruluşu ile EKAP entegrasyonu üzerinden yürütülür.

Firma öncelikle idarenin teklif geçerlilik süresi uzatma talebini EKAP üzerinden cevaplamalıdır. Ardından elektronik geçici teminatın yeni geçerlilik tarihine göre güncellenmesi için ilgili finans kuruluşuyla iletişime geçmelidir.

İşlem tamamlandıktan sonra:

• Teminatın yeni geçerlilik tarihi,
• Teminat tutarı,
• İhale Kayıt Numarası,
• Firma bilgileri,
• Elektronik teminat kayıt durumu

kontrol edilmelidir.

Teklif süresinin uzatılması kabul edildiği hâlde elektronik teminat süresinin güncellenmemesi, teklifin geçerliliği açısından risk oluşturabilir.

Teklif Geçerlilik Süresi Dolarsa Ne Olur

Teklif geçerlilik süresi dolduğunda isteklinin teklifiyle bağlılığı sona erer.

Ancak kesinleşen ihale kararından sonra şikâyet veya dava nedeniyle sürecin uzaması ve uzatılmış teklif geçerlilik süresinin de sona ermesi durumunda ihale her zaman doğrudan iptal edilmez.

Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi veya ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi kabul ederse sözleşme imzalanabilir. Teklif geçerlilik süresi sona erdiği için bu firmaların sözleşmeyi imzalama zorunluluğu bulunmaz.

Bu aşamada sözleşme imzalamayı kabul etmeyen isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilemez ve hakkında yasaklama hükümleri uygulanamaz.

Teklif Süresi Dolduktan Sonra Sözleşmeye Davet

Teklif geçerlilik süresi dolmadan usulüne uygun şekilde sözleşmeye davet edilen ihale üzerinde kalan istekli, yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşmeyi imzalamak zorundadır.

İsteklinin kesin teminatı sunmaması veya mücbir sebep bulunmadan sözleşmeyi imzalamaması durumunda geçici teminatın gelir kaydedilmesi ve yasaklama sürecinin başlatılması gündeme gelebilir.

Buna karşılık teklif geçerlilik süresi ve uzatılmış süre sona erdikten sonra firmaya sözleşme imzalamayı kabul edip etmediği sorulmalıdır. Firma kabul etmezse sözleşme imzalamaya zorlanamaz.

Bu nedenle sözleşmeye davet yazısının tarihi ile teklif geçerlilik süresinin son günü birlikte kontrol edilmelidir.

Firmaların En Sık Yaptığı Hatalar

Teklif geçerlilik ve geçici teminat sürelerinde yapılan başlıca hatalar şunlardır:

• İdarenin süre uzatım talebinin EKAP üzerinden zamanında cevaplanmaması,
• Teklif süresi uzatılırken geçici teminatın güncellenmemesi,
• Teminat mektubundaki yeni tarihin yetersiz belirlenmesi,
• Sadece bankaya başvurulup EKAP üzerindeki cevabın tamamlanmaması,
• Firma maliyetleri değerlendirilmeden uzatma talebinin kabul edilmesi,
• Süre uzatımı sırasında teklif fiyatının değiştirilebileceğinin düşünülmesi,
• Teklif geçerlilik süresinin son günü ile teminat mektubunun son gününün karıştırılması,
• Kısmi teklif verilen ihalelerde teminat tutarı ve süresinin yanlış kontrol edilmesi.

Firmalar Nasıl Hareket Etmeli

İdareden teklif geçerlilik süresi uzatma talebi geldiğinde firma öncelikle güncel maliyetlerini değerlendirmelidir.

Teklif fiyatıyla işi gerçekleştirmek hâlâ mümkünse uzatma kabul edilebilir. Ancak fiyat artışları, işçilik maliyetleri, finansman giderleri veya tedarik sorunları nedeniyle teklif uygulanabilirliğini kaybetmişse firma uzatma talebini reddedebilir.

Uzatma kabul edilecekse:

1. EKAP üzerindeki talep süresi içerisinde cevaplanmalıdır.
2. Geçici teminatın yeni geçerlilik tarihi hesaplanmalıdır.
3. Banka veya sigorta şirketiyle teminat uzatma işlemi yapılmalıdır.
4. Elektronik teminat kaydı EKAP üzerinden kontrol edilmelidir.
5. Teklif ve sözleşme koşullarında değişiklik yapılmamalıdır.

Sonuç

Teklif geçerlilik süresinin uzatılması, ihale sürecinin tamamlanabilmesi için kullanılan önemli bir uygulamadır. Ancak uzatma işlemi idarenin tek taraflı kararıyla değil, isteklinin kabulüyle gerçekleştirilebilir.

Süre uzatımını kabul eden firma, teklif fiyatı ve sözleşme koşullarını değiştirmeden geçici teminatını da yeni süreyi karşılayacak şekilde uzatmalıdır.

Uzatma talebini reddeden firmanın geçici teminatı iade edilir ve bu ret nedeniyle yasaklama hükümleri uygulanmaz. Teklif geçerlilik süresi tamamen sona erdikten sonra sözleşme imzalanması ise isteklinin kabulüne bağlıdır.

Firmaların EKAP bildirimlerini düzenli takip etmesi, teklif ve teminat sürelerini ayrı ayrı hesaplaması ve süre uzatımı kararını güncel maliyetlerini dikkate alarak vermesi büyük önem taşımaktadır.