Kamu İhalelerinde Birim Fiyat Teklif Cetveli Hataları ve Teklifin Değerlendirme Dışı Bırakılması

Kamu ihalelerine katılan firmalar, teklif hazırlama sürecinde genellikle maliyet hesaplamalarına, rekabetçi fiyat oluşturmaya ve yeterlik belgelerine odaklanır. Ancak teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilecek önemli sorunlardan biri de birim fiyat teklif cetvelinde yapılan hatalardır.

Bazen çok küçük bir hesaplama hatası, yüksek bedelli bir kamu ihalesinde teklifin elenmesine neden olabilir. Özellikle iş kalemi miktarları, birim fiyatlar, toplam tutarlar ve yuvarlama işlemlerinin hatalı yapılması, ihale sonucunu doğrudan etkileyebilir.

Peki birim fiyat teklif cetvelindeki hangi hatalar teklifin elenmesine neden olur? Aritmetik hatalar sonradan düzeltilebilir mi? EKAP üzerinden teklif hazırlayan firmalar nelere dikkat etmelidir?

Birim Fiyat Teklif Cetveli Nedir

Birim fiyat teklif cetveli, kamu ihalelerinde isteklilerin ihale konusu işin kalemleri için teklif ettikleri birim fiyatları ve bunlara karşılık gelen toplam tutarları gösteren belgedir.

Özellikle yapım işleri, hizmet alımları ve mal alımlarında birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde kullanılır.

Cetvelde genel olarak şu bilgiler bulunur:

• İş kaleminin adı ve açıklaması

• İş kalemine ilişkin miktar

• Ölçü birimi

• Teklif edilen birim fiyat

• İş kaleminin toplam tutarı

• Genel teklif bedeli

Bu bilgilerin ihale dokümanındaki miktar ve iş kalemleriyle uyumlu olması gerekir.

Birim Fiyat Teklif Cetvelinde Aritmetik Hata Nedir

Aritmetik hata, teklif cetvelindeki birim fiyat ve miktar çarpımlarında veya toplam tutarların hesaplanmasında ortaya çıkan matematiksel yanlışlıkları ifade eder.

Örneğin bir firmanın aşağıdaki şekilde teklif hazırladığını düşünelim.

Bu tabloda C kaleminin doğru tutarı 20.000 TL olması gerekirken 25.000 TL yazılmıştır.

Dolayısıyla doğru genel toplam 130.000 TL'dir.

Bu örnekte hem iş kalemi tutarında hem de genel toplamda hesaplama uyuşmazlığı bulunmaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 37'nci maddesi kapsamında birim fiyat teklif cetvelindeki aritmetik hatalar teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilir.

Aritmetik Hata Yapılan Teklif Sonradan Düzeltilebilir mi

Kamu ihale mevzuatında tekliflerin değerlendirilmesi sırasında isteklilerin teklif fiyatını değiştirecek şekilde düzeltme yapmasına genel olarak izin verilmez.

Bu nedenle birim fiyat teklif cetvelindeki aritmetik hataların teklif verildikten sonra firma tarafından serbestçe düzeltilmesi mümkün değildir.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 16.5'inci maddesinde aritmetik hata ve yuvarlama işlemlerine ilişkin açıklamalar bulunmaktadır.

Birim fiyat teklif cetvelindeki çarpım ve toplam hataları kural olarak teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur.

Ancak elektronik tablolama programlarından kaynaklanan belirli yuvarlama farklılıkları için özel bir istisna bulunmaktadır.

Bu nedenle her hesaplama farklılığının aynı hukuki sonucu doğurduğu düşünülmemelidir.

Excel Kaynaklı Yuvarlama Farkları Teklifi Geçersiz Kılar mı

Birim fiyat teklif cetvelleri hazırlanırken Excel ve benzeri tablolama programlarından yararlanılması yaygın bir uygulamadır.

Ancak kullanılan formüller, hücre biçimleri ve ondalık basamak ayarları nedeniyle hesaplama farklılıkları ortaya çıkabilir.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 16.5.3'üncü maddesinde, tablolama programlarından kaynaklanan yuvarlama farklılıklarına ilişkin özel düzenleme bulunmaktadır.

Bu düzenleme kapsamında toplam teklif fiyatının binde birine eşit veya daha az olan ve ihale sonucuna esas teklif sıralamasını değiştirmeyen belirli yuvarlama farklılıkları aritmetik hata olarak kabul edilmez.

Bu koşulların sağlanması halinde farklılıklar, isteklinin cetvelde belirttiği birim fiyatlar esas alınarak ihale komisyonu tarafından düzeltilir.

Ancak bu istisna bütün hesaplama hatalarını kapsamaz.

Yanlış miktar kullanılması veya iş kalemi toplamının hatalı hesaplanması gibi durumların otomatik olarak yuvarlama farkı sayılması mümkün değildir.

Birim Fiyat Teklif Cetvelinde Ondalık Basamaklar Nasıl Kullanılır

Birim fiyat teklif cetvelinde yer alan tutarların hangi şekilde yazılacağı mevzuatta düzenlenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 16.5'inci maddesi kapsamında, ilgili istisnalar saklı kalmak üzere birim fiyatlar ve miktarlarla çarpımları sonucu oluşan tutarlar virgülden sonra ikiden fazla ondalık basamak içerebilir.

Ancak toplam teklif tutarının en yakın iki ondalık basamağa yuvarlanması gerekir.

Yuvarlama yapılırken yarım kuruş ve üzerindeki değerler bir kuruşa tamamlanır. Yarım kuruşun altındaki tutarlar ise dikkate alınmaz.

Firmaların kullandıkları hesaplama tablolarını bu kurallara uygun hazırlaması önemlidir.

Teklif Mektubundaki Hangi Hatalar Teklifi Geçersiz Kılar

Birim fiyat teklif cetveli kadar teklif mektubunun mevzuata uygun hazırlanması da önemlidir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 30'uncu maddesinde teklif mektuplarının taşıması gereken temel koşullar düzenlenmiştir.

Bunlar arasında;

• Teklif mektubunun yetkili kişiler tarafından imzalanması,

• Teklif edilen bedelin açık ve anlaşılır biçimde belirtilmesi,

• İhale dokümanının okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,

• Teklif mektubunda kazıntı, silinti veya düzeltme bulunmaması,

• Teklif mektubunun ilgili standart forma uygun olması

gibi koşullar bulunmaktadır.

Elektronik ihalelerde ise teklif mektubu ve teklif cetvelinin hazırlanmasına ilişkin işlemler EKAP üzerinden yürütülür.

Bu nedenle elektronik teklif oluşturma aşamasında sistemdeki bilgilerin ve nihai teklif bedelinin kontrol edilmesi gerekir.

Birim Fiyat Teklif Cetvelinde İş Kalemi Miktarı Değiştirilebilir mi

İdare tarafından hazırlanan birim fiyat teklif cetvelindeki iş kalemlerinin ve miktarların istekliler tarafından değiştirilmesi kural olarak mümkün değildir.

İsteklilerin tekliflerini ihale dokümanında belirlenen iş kalemleri ve miktarlar üzerinden hazırlaması gerekir.

Örneğin idarenin 500 birim olarak belirlediği bir iş kaleminin firma tarafından 450 birim üzerinden hesaplanması, teklifin ihale dokümanına uygunluğu açısından sorun oluşturabilir.

İdarenin hazırladığı cetvelde hata bulunduğu düşünülüyorsa teklif vermeden önce dokümanın açıklanması veya mevzuatta öngörülen başvuru yolları değerlendirilmelidir.

Kısmi Teklif Verilen İhalelerde Aritmetik Hata Nasıl Değerlendirilir

Kısmi teklife açık ihalelerde birim fiyat teklif cetvelindeki aritmetik hataların sonuçları farklılık gösterebilir.

Kamu İhale Genel Tebliği'nin 16.5.1'inci maddesi kapsamında, aritmetik hata yapılan kısma ilişkin teklif değerlendirme dışı bırakılırken isteklinin diğer kısımlardaki teklifleri üzerinden ihale işlemlerine devam edilebilir.

Örneğin bir firma beş ayrı kısımdan oluşan mal alımı ihalesine teklif vermiş olsun.

Üçüncü kısımdaki birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunması durumunda, ilgili koşullar çerçevesinde yalnızca üçüncü kısma ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması gündeme gelebilir.

Bu nedenle kısmi teklife açık ihalelerde her kısmın teklif cetvelinin ayrı ayrı incelenmesi önemlidir.

EKAP Üzerinden Teklif Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmeli

Elektronik kamu ihalelerinde teklif hazırlama işlemleri EKAP üzerinden gerçekleştirilir.

EKAP sisteminin sunduğu kontroller, bazı teknik ve biçimsel hataların önlenmesine yardımcı olabilir.

Ancak sistem üzerinden teklif oluşturulması, firmanın fiyatlandırma ve ihale dokümanına uygunluk konusundaki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Bu nedenle;

1. İhale dokümanındaki iş kalemleri kontrol edilmelidir.

2. Teklif cetvelinde kullanılan miktarlar doğrulanmalıdır.

3. Birim fiyatlar maliyet hesaplarıyla karşılaştırılmalıdır.

4. Genel toplamın doğru hesaplandığı kontrol edilmelidir.

5. Ondalık basamak ve yuvarlama kuralları incelenmelidir.

6. Kısmi teklif verilen ihalelerde her kısım ayrı değerlendirilmelidir.

7. Elektronik teklifin nihai tutarı gönderim öncesinde doğrulanmalıdır.

Bu kontrollerin teklif sunulmadan önce tamamlanması önem taşır.

Aritmetik Hata Nedeniyle Elenen Firma İtiraz Edebilir mi

Bir firmanın teklifinin aritmetik hata nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması halinde, idarenin işleminin mevzuata uygun olup olmadığı incelenebilir.

Özellikle hesaplama farklılığının gerçek bir aritmetik hata mı yoksa Tebliğ kapsamında değerlendirilebilecek bir yuvarlama farklılığı mı olduğu önem taşır.

İdarenin yanlış hesaplama yaptığı veya mevzuattaki istisnayı uygulamadığı düşünülüyorsa başvuru yolları değerlendirilebilir.

4734 sayılı Kanun'un 54 ve 55'inci maddeleri kapsamında idareye şikâyet ve gerekli koşullarda Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvuruları söz konusu olabilir.

Ancak başvurunun süresi, konusu ve uygulanacak usul somut ihale işlemlerine göre değerlendirilmelidir.

Teklif Cetveli Kontrolü Neden Önemlidir

Kamu ihalelerinde doğru fiyatlandırma yapmak kadar fiyatların mevzuata uygun şekilde teklif cetveline aktarılması da önemlidir.

Özellikle çok sayıda iş kalemi bulunan yapım işi ve hizmet alımı ihalelerinde küçük hesaplama farklılıkları gözden kaçabilir.

Bu nedenle firmaların tekliflerini sunmadan önce hem teknik hem de mali kontroller yapması gerekir.

Profesyonel ihale danışmanlığı kapsamında teklif cetvelinin incelenmesi, aritmetik kontrol, doküman uyumluluğu ve mevzuat analizi gibi çalışmalar gerçekleştirilebilir.

Birim fiyat teklif cetvelinizdeki bir hata nedeniyle ihaleden elendiyseniz veya teklifinizi göndermeden önce kontrol ettirmek istiyorsanız, uzman değerlendirmesi almanız önemli olabilir.

Önleyici kontrol süreçleri, teklifin değerlendirme dışı bırakılması riskinin azaltılmasına ve daha güvenilir bir ihale hazırlık süreci oluşturulmasına yardımcı olabilir.