İlk Kez Kamu İhalesine Katılacak Firmalar İçin EKAP Kaydı Nasıl Yapılır?

Kamu kurumlarına mal veya hizmet satmak, yapım işi üstlenmek ya da kamu ihalelerine teklif vermek isteyen firmaların karşısına çıkan ilk sistem EKAP – Elektronik Kamu Alımları Platformu oluyor.

Ancak özellikle ilk kez kamu ihalesine katılacak firmalarda EKAP kaydıyla ilgili önemli bir yanlış anlaşılma var:

EKAP'a kayıt olmak, tek başına ihaleye teklif vermeye hazır olduğunuz anlamına gelmez.

Firma kaydının oluşturulması, imza yetkililerinin doğru tanımlanması, imza grubunun kurulması, e-imza işlemlerinin tamamlanması ve teklif aşamasında gerekli yeterlik bilgilerinin hazırlanması birbirini takip eden ayrı süreçlerdir.

Bu nedenle kamu ihalelerine yeni girecek bir firmanın yalnızca “EKAP hesabımız açıldı” demesi yeterli değildir. Hesabın ihale işlemlerini gerçekleştirebilecek şekilde hazırlanması gerekir.

EKAP Nedir?

EKAP, kamu alımlarına ilişkin işlemlerin elektronik ortamda yürütüldüğü merkezi platformdur.

Firmalar EKAP üzerinden;

• kamu ihalelerini takip edebilir,
• ihale dokümanlarını inceleyebilir,
• elektronik teklif hazırlayabilir,
• geçici teminat işlemlerini yürütebilir,
• ihale süreçlerindeki bildirimleri takip edebilir,
• aşırı düşük teklif açıklamalarını iletebilir,
• idareye şikâyet işlemlerini gerçekleştirebilir,
• sözleşme sürecindeki elektronik işlemleri takip edebilir.

Kamu alımlarının giderek daha fazla elektronik ortama taşınmasıyla birlikte EKAP, artık yalnızca ihale ilanlarının görüntülendiği bir sistem değil, ihale sürecinin merkezindeki platform haline gelmiştir.

EKAP Kaydı Ücretli mi?

Hayır.

EKAP'a firma kaydı oluşturulması için Kamu İhale Kurumu tarafından kayıt ücreti alınmamaktadır.

Dolayısıyla yeni kurulmuş bir şirketin veya daha önce kamu ihalelerine hiç katılmamış bir firmanın EKAP sistemine kaydolabilmesi için ayrıca bir üyelik bedeli ödemesi gerekmez.

Ancak teklif süreçlerinde kullanılacak elektronik imza, geçici teminat ve ihale dokümanından kaynaklanan diğer mali yükümlülükler ayrıca değerlendirilmelidir.

2026'da EKAP Firma Kaydı Nasıl Yapılıyor?

Yerli gerçek ve tüzel kişilerin EKAP kayıt sistemi önceki yıllara göre önemli ölçüde değişti.

Güncel uygulamada kayıt süreçlerinde;

MERSİS, ESBİS ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerindeki bilgiler esas alınıyor.

Firma unvanı, iletişim bilgileri, işletmenin aktif veya pasif durumu ve temsil yetkilileri gibi birçok bilgi ilgili kamu sistemlerinden alınabiliyor.

EKAP'a giriş yapacak kullanıcıların ise kimlik doğrulama işlemlerini e-Devlet veya elektronik imza üzerinden gerçekleştirmesi gerekiyor.

Bu nedenle EKAP kaydına başlamadan önce şirket bilgilerinin özellikle MERSİS üzerinde güncel olup olmadığının kontrol edilmesi faydalıdır.

MERSİS Kaydı Olan Şirketlerde Süreç Nasıl İlerliyor?

Limited ve anonim şirketler gibi MERSİS'te kayıtlı firmalarda işlem büyük ölçüde elektronik ortamda yürütülüyor.

MERSİS veya ESBİS üzerinde kaydı bulunan yerli gerçek ve tüzel kişilerin EKAP kayıt başvuruları, gerekli protokolün imzalanmasının ardından sistem tarafından otomatik olarak onaylanabiliyor.

Bu noktada özellikle şirketin;

• güncel ticaret unvanının,
• temsil bilgilerinin,
• imza yetkililerinin,
• iletişim bilgilerinin

resmî kayıtlarda doğru bulunması önemlidir.

Şirket içerisindeki yetki değişikliklerinin MERSİS'e işlenmemiş olması, EKAP tarafındaki işlemlerde de problem oluşturabilir.

Sadece EKAP Kaydı Açmak Yeterli mi?

En kritik konu burası.

Hayır.

EKAP üzerinde firma kaydının oluşmuş olması, firmanın hemen elektronik teklif gönderebileceği anlamına gelmez.

Firma adına ihale işlemi gerçekleştirecek kişilerin ve imza yetkilerinin de doğru biçimde yapılandırılması gerekir.

Özellikle yeni kayıt yaptıran firmaların şu kontrolleri yapması gerekir:

1. Firma kaydı aktif mi?
Şirketin EKAP organizasyonu doğru şekilde oluşturulmuş olmalıdır.

2. İmza yetkilileri doğru mu?
Şirketi temsil etmeye yetkili kişiler EKAP üzerinde doğru görünmelidir.

3. İmza grubu oluşturuldu mu?
İmza yetkililerinin münferit veya müşterek yetki durumuna göre imza grubunun tanımlanması gerekir.

4. E-imza kullanılabiliyor mu?
Teklif ve diğer elektronik işlemleri imzalayacak kişinin e-imza altyapısının çalışır durumda olması gerekir.

Bu işlemlerden biri eksik bırakılırsa, ihale günü teklif hazırlanmış olsa bile elektronik imza aşamasında sorun yaşanabilir.

İmza Grubu Neden Önemli?

Yeni EKAP sisteminde en fazla gözden kaçan işlemlerden biri imza grubudur.

Sistemde kayıtlı bir imza yetkilisinin bulunması tek başına yeterli değildir.

İmza yetkilileri için şirketin temsil şekline uygun biçimde;

• münferit,
• müşterek

imza grubu oluşturulması gerekir.

İmza grubu oluşturulmadan EKAP'taki elektronik imza işlemleri başlatılamaz.

Örneğin şirket sözleşmesine göre iki yetkilinin birlikte imza atması gerekiyorsa, EKAP üzerindeki yetkilendirme yapısının da bu temsil şekline uygun kurulması gerekir.

Bu nedenle firma kaydı tamamlandıktan sonra ilk yapılması gereken kontrollerden biri, “İmza grubumuz doğru tanımlandı mı?” sorusudur.

Şirket Çalışanı veya Danışman EKAP İşlemlerini Yapabilir mi?

Evet.

Şirket adına EKAP işlemlerinin mutlaka şirket ortağı tarafından yapılması gerekmez.

Firma, EKAP üzerinde işlem gerçekleştirecek kişileri vekil kullanıcı olarak tanımlayabilir.

Bu kapsamda şirket çalışanları veya yetkilendirilen diğer kişiler belirli EKAP işlemlerini gerçekleştirebilir.

Ancak vekâlet süreci de sistem üzerinden oluşturulur ve ilgili yetkilendirmelerin şirketin imza yetkilileri tarafından elektronik imza ile tamamlanması gerekir.

Vekil kullanıcılara süreli veya süresiz yetki verilebilmesi mümkündür.

Burada da vekil kullanıcı için gerekli imza grubunun oluşturulması gerekir.

EKAP Kaydından Sonra İhaleye Nasıl Katılınır?

Firma kaydı ve yetkilendirmeler tamamlandıktan sonraki aşama, firmanın uygun ihaleleri takip etmeye başlamasıdır.

Ancak ilk kez ihaleye girecek firmaların yalnızca “iş bize uygun görünüyor” değerlendirmesiyle teklif hazırlamaması gerekir.

İhale dokümanında bulunan;

• mesleki ve teknik yeterlik kriterleri,
• ekonomik ve mali yeterlik şartları,
• iş deneyimi,
• geçici teminat,
• teknik şartname hükümleri,
• özel izin ve belgeler,
• benzer iş düzenlemesi,
• bilanço veya iş hacmi kriterleri

teklif hazırlanmadan önce incelenmelidir.

Firmanın faaliyet alanının ihaleye uygun olması, ihaledeki bütün yeterlik kriterlerini sağladığı anlamına gelmez.

Yeterlik Bilgileri Tablosu Yerine Artık İhaleye Katılım Belgesi Kullanılıyor

1 Ağustos 2025 ve sonrasında ilan veya duyurusu yapılan ihalelerde elektronik ihale sisteminde önemli bir değişiklik gerçekleşti.

Önceki sistemde kullanılan Yeterlik Bilgileri Tablosu yerine İhaleye Katılım Belgesi kullanılmaya başlandı.

Teklif hazırlanırken bu belgede ihaleye ilişkin zorunlu alanların doldurulması gerekiyor.

Dolayısıyla eski dönemlerde kamu ihalesine katılmış ancak uzun süredir teklif vermeyen firmaların da eski uygulama alışkanlıklarıyla hareket etmemesi gerekir.

2026 itibarıyla teklif sürecinin güncel EKAP yapısına göre yürütülmesi gerekiyor. Kamu İhale Kurumu

Geçici Teminat Olmadan Teklif Gönderilebilir mi?

İhale dokümanında geçici teminat isteniyorsa, teminat konusu teklifin en kritik aşamalarından biridir.

Güncel elektronik ihale sisteminde teklifin gönderilebilmesi için ihaleye katılım belgesindeki zorunlu alanların tamamlanmış ve geçici teminat tutarının yeterli olması gerekir. Kamu İhale Kurumu

Bu nedenle teklif verme saatine birkaç dakika kala teminat işlemlerine başlanması ciddi risk oluşturur.

Özellikle ilk kez kamu ihalesine katılacak firmaların;

• gerekli teminat tutarını,
• teminatın geçerlilik süresini,
• elektronik teminat işlemlerini,
• ihale dokümanındaki özel şartları

teklif gününden önce kontrol etmesi gerekir.

İlk Kez İhaleye Girecek Firmaların En Sık Yaptığı Hatalar

Yeni firmalarda en sık karşılaşılan sorun, ihaleye katılmanın yalnızca EKAP'a üye olmak ve fiyat yazmaktan ibaret olduğunun düşünülmesidir.

Oysa teklif verilmeden önce firmanın hem EKAP altyapısının hem de yeterlik durumunun kontrol edilmesi gerekir.

Uygulamada özellikle şu hatalarla karşılaşılabiliyor:

• MERSİS bilgilerinin güncel olmaması,
• imza yetkilisinin EKAP'ta doğru görünmemesi,
• imza grubunun oluşturulmaması,
• e-imzanın ihale günü ilk kez denenmesi,
• vekil kullanıcının yanlış yetkilendirilmesi,
• iş deneyimi kriterinin yanlış değerlendirilmesi,
• geçici teminat tutarının yetersiz olması,
• teknik şartnamenin teklif verilmeden önce yeterince incelenmemesi,
• ihaleye katılım belgesindeki bilgilerin kontrol edilmeden gönderilmesi.

Bu hataların önemli bir bölümü teklif gönderilmeden önce yapılacak kısa bir ön kontrolle önlenebilir.

Yeni Kurulan Bir Firma Kamu İhalesine Katılabilir mi?

Şirketin yeni kurulmuş olması tek başına kamu ihalelerine katılmasına engel değildir.

Ancak her ihale kendi yeterlik kriterleri açısından değerlendirilmelidir.

Örneğin bir ihalede iş deneyimi belgesi istenmiyorsa yeni kurulmuş bir firma diğer şartları sağlaması halinde teklif verebilir.

Buna karşılık yüksek tutarda iş deneyimi, bilanço veya iş hacmi kriteri bulunan bir ihalede yeni kurulmuş şirket açısından yeterlik sorunu ortaya çıkabilir.

Dolayısıyla;

“Şirket yeni, ihaleye giremez.”

şeklinde genel bir kural olmadığı gibi;

“EKAP kaydını yaptık, bütün ihalelere girebiliriz.”

yaklaşımı da doğru değildir.

Her ihale kendi dokümanı üzerinden incelenmelidir.

Kamu İhalelerine Yeni Başlayacak Firmalar İçin Yol Haritası

Kamuya iş yapmak isteyen bir firmanın süreci şu sırayla ele alması daha sağlıklı olur:

Firma ve EKAP kaydı → Yetkilendirme ve e-imza → Uygun ihale araştırması → İhale dokümanı incelemesi → Yeterlik kontrolü → Maliyet ve fiyat çalışması → Teminat → Elektronik teklif → İhale sürecinin takibi

Bu sistem oturtulduğunda kamu ihaleleri firmalar açısından çok daha yönetilebilir bir iş geliştirme kanalına dönüşebilir.

Asıl önemli nokta, yalnızca bir ihaleye teklif vermek değil; şirketin düzenli olarak kamu ihalelerine katılabilecek altyapıya sahip hale getirilmesidir.

EKAP Kaydı, İhaleye Katılım Sürecinin İlk Adımıdır

Kamu ihalelerine ilk kez katılmayı planlayan firmalar açısından EKAP kaydı zorunlu başlangıç noktalarından biridir. Ancak asıl süreç kayıt tamamlandıktan sonra başlar.

İmza yetkililerinin doğru tanımlanması, e-imza altyapısının hazırlanması, ihaleye katılım belgesinin doğru oluşturulması, yeterlik şartlarının kontrol edilmesi ve teminat işlemlerinin zamanında tamamlanması teklifin geçerli şekilde gönderilebilmesi açısından önem taşır.

Bu nedenle ilk ihale öncesinde firmanın yalnızca EKAP hesabının değil, ihaleye katılım altyapısının tamamının kontrol edilmesi daha doğru bir yaklaşım olacaktır.

İhale Yönetim; kamu ihalelerine ilk kez katılacak firmalar için EKAP süreçleri, ihale araştırması, doküman ve yeterlik kontrolü, teklif hazırlığı ve ihale danışmanlığı alanlarında destek sağlamaktadır.