İş Ortaklığıyla İhaleye Girmek İsteyen Firmaların Dikkat Etmesi Gerekenler

Tek başınıza bir ihaleye girmek istiyorsunuz ancak iş deneyiminiz yeterli değil.

Bilanço veya ciro kriterlerinde eksiklik var.

İhale konusu işin bir bölümünde güçlü olmanıza rağmen diğer bölümünde başka bir firmanın uzmanlığına ihtiyaç duyuyorsunuz.

Bu durumda akla gelen çözümlerden biri başka bir firmayla iş ortaklığı kurarak ihaleye katılmak oluyor.

Ancak kamu ihalelerinde iş ortaklığı yalnızca iki firmanın güçlerini birleştirerek teklif vermesi anlamına gelmez.

Pilot ortağın kim olacağı

Özel ortakların hangi yeterlikleri sağlaması gerektiği

İş deneyiminin nasıl paylaşılacağı

Ekonomik ve mali yeterlik kriterlerinin ortaklar açısından nasıl değerlendirileceği

Ortaklık oranlarının nasıl belirleneceği

Teklif ve sözleşme sürecinde hangi ortağın hangi sorumluluğu taşıdığı

gibi pek çok konu teklif verilmeden önce doğru planlanmalıdır.

Aksi halde iki güçlü firmanın bir araya gelmesi bile geçerli bir teklif oluşturmak için yeterli olmayabilir.

İş Ortaklığı Nedir

İş ortaklığı birden fazla gerçek veya tüzel kişinin belirli bir ihaleye birlikte teklif vermek amacıyla oluşturduğu ortak girişim modelidir.

İş ortaklığında ortaklardan biri pilot ortak olarak belirlenir.

Diğer ortak veya ortaklar ise uygulamada özel ortak olarak ifade edilir.

Buradaki en önemli noktalardan biri şudur.

Pilot ortak yalnızca ortaklık beyannamesinde adı en üstte yazan firma değildir

Pilot ortağın özellikle iş deneyimi ve bazı yeterlik kriterleri bakımından farklı yükümlülükleri bulunabilir.

Bu nedenle pilot ortağın seçimi teklif hazırlığının en başında yapılmalıdır.

Pilot Ortak Nasıl Seçilmelidir

Firmaların yaptığı en önemli hatalardan biri pilot ortağı sadece ortaklık payına göre belirlemektir.

Örneğin;

Birinci firma yüzde 60 ortak

İkinci firma yüzde 40 ortak

olacak diye pilot ortağın otomatik olarak birinci firma olması gerektiği düşünülmemelidir.

Pilot ortak belirlenirken öncelikle;

• iş deneyim belgesi
• benzer iş uygunluğu
• bilanço yeterliği
• iş hacmi
• teknik yeterlik
• ortaklık yapısı
• ihale dokümanındaki özel koşullar

birlikte değerlendirilmelidir.

Özellikle iş deneyim belgesi bakımından güçlü olan firmanın pilot ortak olarak konumlandırılması bazı ihalelerde kritik önem taşıyabilir.

İş Deneyimi Ortaklar Arasında Nasıl Paylaşılır

Bu sorunun tek bir cevabı yoktur.

Çünkü iş deneyimi oranları ihalenin türüne göre değişebilir.

Örneğin hizmet alımlarında güncel düzenlemelerde pilot ortağın istenen iş deneyim tutarının en az yüzde 70 ini sağlaması, diğer ortakların her birinin en az yüzde 10 unu sağlaması ve diğer ortakların toplam iş deneyiminin de istenen tutarın yüzde 30 undan az olmaması öngörülmektedir.

Yapım işlerinde ise pilot ortağın istenen asgari iş deneyim tutarının en az yüzde 80 ini, diğer ortakların her birinin ise en az yüzde 20 sini sağlamasına yönelik düzenleme bulunmaktadır.

Mal alımlarında ise farklı bir yapı bulunmaktadır. Pilot ortağın asgari iş deneyim tutarının en az yüzde 20 sini sağlaması ve pilot ortağın iş deneyim tutarının diğer ortakların her birinden fazla olması gibi farklı koşullar söz konusu olabilir.

Bu nedenle;

Hizmet alımındaki ortaklık hesabını yapım ihalesine uygulamak

veya

Yapım işindeki oranları mal alımında kullanmak

hatalı sonuç doğurabilir.

İhale türü belirlenmeden iş ortaklığı yeterlik hesabı yapılmamalıdır.

Basit Bir Hizmet Alımı Örneği

İhalede istenen toplam iş deneyimi tutarının;

10 milyon TL

olduğunu varsayalım.

Hizmet alımı ihalesinde pilot ortağın en az;

7 milyon TL

iş deneyimini karşılaması gerekir.

Diğer ortakların her birinin de kendi asgari oranlarını sağlaması ve diğer ortakların toplamının istenen tutarın yüzde 30 undan az olmaması gerekir.

Dolayısıyla;

Pilot ortak 6 milyon TL

Özel ortak 4 milyon TL

şeklindeki toplamda 10 milyon TL iş deneyimi bulunması her durumda yeterli olmayabilir.

Çünkü toplam rakamdan önce her ortağın sağlaması gereken asgari oran kontrol edilir.

Bu ayrım iş ortaklığı tekliflerinde en sık yapılan hesaplama hatalarından biridir.

Ortaklık Oranı ile İş Deneyimi Oranı Aynı Şey Değildir

Bu konu özellikle önemlidir.

Firmalar çoğu zaman;

İş ortaklığında yüzde 60 payımız var o halde iş deneyiminin yüzde 60 ını sağlamamız yeterlidir

şeklinde düşünüyor.

Ancak ihale mevzuatındaki iş deneyimi yeterliği her zaman ticari ortaklık oranıyla birebir paralel değildir.

Ortaklık oranı;

işin taraflar arasındaki paylaşımını ve ortaklık yapısını gösterirken

iş deneyimi yeterliği;

mevzuatta pilot ve diğer ortaklar için öngörülen minimum kriterlerin sağlanıp sağlanmadığına ilişkindir.

Bu nedenle iki hesap birbirinden ayrı yapılmalıdır.

Benzer İş Şartını Hangi Ortak Sağlamalı

İş deneyim belgesinin yalnızca tutarı yeterli değildir.

Belgenin ihale konusu iş veya idari şartnamede tanımlanan benzer iş kapsamında değerlendirilmesi de gerekir.

Örneğin pilot ortak çok yüksek tutarlı bir iş deneyim belgesine sahip olabilir.

Ancak bu belge ihalenin benzer iş tanımına uymuyorsa yüksek tutarın tek başına faydası olmayabilir.

Bu nedenle ortaklık kurulurken şu üçlü kontrol yapılmalıdır.

Belge tutarı

Benzer iş uygunluğu

Ortağın sağlaması gereken asgari oran

Bir firma tutarı karşılıyor ancak benzer işi karşılamıyorsa ortaklık yapısı yeniden değerlendirilmelidir.

Ortağın Sahibine Ait İş Deneyim Belgesi Kullanılabilir mi

Bazı şirketler iş deneyimi kriterini şirketin kendi belgesi yerine şirket ortağına ait iş deneyim belgesiyle karşılamaya çalışmaktadır.

Bu durumda mevzuatta öngörülen ortaklık ve temsil şartlarının sağlanması ve gerekli ortaklık tespit bilgilerinin doğru şekilde beyan edilmesi önemlidir.

Kurul kararlarına yansıyan bir uyuşmazlıkta şirket ortağına ait iş deneyim belgesi kullanılmasına rağmen gerekli ortaklık tespit bilgisinin yeterlik tablosunda beyan edilmemesi nedeniyle söz konusu iş deneyim belgesinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılamadığı değerlendirilmiştir.

Buradaki önemli mesaj şudur.

Bilginin EKAP veya ticaret sicilinde bulunması her zaman gerekli beyanın yerine geçtiği anlamına gelmez

İhale kapsamında hangi bilginin hangi alanda beyan edilmesi gerektiği ayrıca kontrol edilmelidir.

Bilanço Yeterliğini Sadece Pilot Ortak mı Sağlar

İş ortaklığı tekliflerinde ekonomik ve mali yeterlik kriterleri de ayrı değerlendirilmelidir.

İhale dokümanında;

• bilanço oranları
• iş hacmi
• toplam ciro
• hizmet işleri cirosu
• diğer ekonomik ve mali yeterlik kriterleri

istenmiş olabilir.

Bu kriterlerin ortak girişimde nasıl sağlanacağı ihale türü ve ilgili mevzuata göre değerlendirilmelidir.

Bu nedenle;

Pilot ortağın bilançosu iyi zaten yeter

şeklinde varsayım yapılması doğru değildir.

Teklif verilmeden önce her ortağın finansal yeterliği ayrı ayrı hesaplanmalı ve ortak girişimin bütün olarak kriterleri sağlayıp sağlamadığı kontrol edilmelidir.

Kamu İhale Kurulu kararlarında pilot ve özel ortakların bilanço ve iş hacmine ilişkin yeterliklerinin ayrı ayrı incelendiği örnekler bulunmaktadır.

İş Ortaklığı Kurmak Yetersizliği Her Zaman Çözmez

İki firmanın bir araya gelmesinin tüm yeterlik eksikliklerini otomatik olarak kapattığı düşünülmemelidir.

Örneğin;

Firma A iş deneyiminde güçlü

Firma B bilanço açısından güçlü

olabilir.

Ancak mevzuat belirli kriterleri her ortağın ayrı ayrı sağlamasını öngörüyorsa bir ortağın güçlü olduğu kriter diğer ortağın eksikliğini otomatik olarak ortadan kaldırmayabilir.

Dolayısıyla iş ortaklığı kurmadan önce şu soru sorulmalıdır.

Hangi yeterlik kriterleri ortaklar arasında tamamlanabilir ve hangi kriterleri her ortak ayrı ayrı sağlamalıdır

Bu soruya cevap verilmeden ortaklık oranı belirlenmemelidir.

Ortaklık Beyannamesindeki Hatalara Dikkat Edilmeli

İş ortaklığı teklifinde ortakların;

• pilot ortak bilgisi
• ortaklık oranları
• yetkili kişiler
• şirket bilgileri

doğru biçimde oluşturulmalıdır.

Özellikle teklif aşamasında EKAP üzerindeki şirket bilgileri ile gerçek ortaklık yapısının uyumsuz olması ilave risk yaratabilir.

İhale dosyası hazırlanırken ticaret sicili ve EKAP kayıtlarının güncel olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir.

İhaleyi Kazandıktan Sonra Ortaklık Yapısı Önemini Kaybetmez

İş ortaklığı yalnızca teklif vermek için oluşturulan bir formalite değildir.

İhale iş ortaklığı üzerinde kalırsa ortaklar sözleşmenin yürütülmesi sürecinde de sorumluluk üstlenir.

Bu nedenle teklif öncesinde;

• işi hangi ortağın fiilen yürüteceği
• finansman sorumluluğu
• personel ve ekipman kullanımı
• hakediş paylaşımı
• teminat yükümlülükleri
• ortaklar arasındaki mali ilişkiler

açık biçimde planlanmalıdır.

İhaleyi kazanmak için hızlı şekilde oluşturulan ancak iç sorumlulukları netleştirilmeyen iş ortaklıkları sözleşme döneminde ciddi uyuşmazlık yaşayabilir.

Aynı İş Ortaklığının Eski İş Deneyimi Kullanılabilir mi

Mevzuatta bazı ihale türleri bakımından daha önce aynı ortaklar tarafından aynı ortaklık oranı ve yapısıyla gerçekleştirilen işe ait iş deneyiminin kullanılmasına yönelik özel düzenlemeler bulunmaktadır.

Örneğin hizmet ve yapım işlerine ilişkin düzenlemelerde ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş aynı iş ortaklığının gerçekleştirdiği işe ait iş deneyiminin sunulması halinde pilot ve diğer ortakların normal asgari oranlara göre iş deneyimi sağlaması şartının farklı değerlendirilebildiği görülmektedir.

Ancak burada;

ortakların aynı olması

tek başına yeterli değildir.

Ortaklık yapısı ve oranları da önem taşıyabilir.

Bu nedenle eski iş ortaklığına ait belge kullanılacaksa yeni teklifin ortaklık yapısı önceden kontrol edilmelidir.

İş Ortaklığıyla Teklif Vermeden Önce Hangi Kontroller Yapılmalı

İş ortaklığı oluşturulmadan önce ilk olarak ihale dokümanı incelenmelidir.

Sonrasında her ortak için ayrı yeterlik tablosu oluşturulması faydalıdır.

Örneğin;

Pilot ortak

İş deneyimi uygun mu

Benzer işi sağlıyor mu

Bilanço kriterleri uygun mu

Ciro yeterli mi

Yetki bilgileri güncel mi

Özel ortak

İş deneyimi oranını karşılıyor mu

Benzer iş uygun mu

Finansal yeterlik şartlarını sağlıyor mu

EKAP bilgileri güncel mi

İş ortaklığı bütünü

Ortaklık oranları doğru mu

Pilot ortak doğru seçilmiş mi

Toplam yeterlik sağlanıyor mu

Teklif ve teminat işlemleri uygun mu

Bu kontrol sonucunda ortaklık kurulmalıdır.

İş Ortaklığı Nedeniyle Teklifiniz Elendiyse Ne Yapılabilir

İdare teklifinizi;

• pilot ortağın iş deneyimi yetersiz olduğu
• özel ortağın gerekli oranı karşılamadığı
• benzer iş uygun bulunmadığı
• mali yeterlik kriteri sağlanmadığı
• ortaklık veya yetki bilgilerinde eksiklik bulunduğu

gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakmış olabilir.

Bu durumda ilk olarak kesinleşen ihale kararındaki gerekçe analiz edilmelidir.

Ardından;

ihale dokümanı

ortakların sunduğu yeterlik bilgileri

iş deneyim belgeleri

ortaklık yapısı

ilgili mevzuat

birlikte değerlendirilmelidir.

İdarenin hatalı değerlendirme yaptığı düşünülüyorsa başvuru süreleri içinde şikayet ve itirazen şikayet yolları ayrıca ele alınabilir.

İş Ortaklığı ve Ortak Girişim İhale Danışmanlığı

İhale Yönetim Danışmanlık Merkezi olarak ortak girişim yoluyla ihaleye katılmayı planlayan firmaların dosyalarını teklif öncesinde inceliyoruz.

Danışmanlık kapsamında;

• iş ortaklığı yapısının oluşturulması
• pilot ortak seçiminin değerlendirilmesi
• ortaklık oranlarının kontrolü
• iş deneyimi yeterlik hesaplaması
• benzer iş uygunluk analizi
• bilanço ve ciro yeterliği kontrolü
• ortakların EKAP bilgilerinin incelenmesi
• ortaklık tespit belgelerinin değerlendirilmesi
• ihale dokümanındaki yeterlik kriterlerinin analizi
• teklif öncesi risk kontrolü
• değerlendirme dışı bırakılan iş ortaklığı tekliflerinin incelenmesi
• şikayet ve itirazen şikayet süreçlerinin değerlendirilmesi

konularında profesyonel destek sağlıyoruz.

İş Ortaklığı Kurmadan Önce Yeterliğinizi Hesaplatın

Bir firmanın eksikliğini diğer firma her zaman kapatamaz.

Yanlış pilot ortak seçimi veya yanlış yeterlik hesabı nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mümkündür.

İhale dokümanınızı ve ortak olacak firmaların yeterlik bilgilerini paylaşın.

İş ortaklığını kurmadan ve teklifinizi göndermeden önce hangi ortağın hangi kriteri sağlaması gerektiğini ihale özelinde birlikte değerlendirelim